Sistema Tessera Sanitaria: l'invio dei dati è diventato annuale

Cosa è cambiato: da due invii all'anno a uno solo

Fino alle spese del 2024 la trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria seguiva una cadenza semestrale: entro il 30 settembre andavano inviate le spese sostenute da gennaio a giugno, ed entro il 31 gennaio dell'anno successivo quelle del secondo semestre. Due finestre, due momenti di lavoro amministrativo, due occasioni per accorgersi che qualcosa non tornava.

Con il decreto correttivo (D.Lgs. n. 81 del 12 giugno 2025) l'obbligo semestrale è stato eliminato. Per le spese sanitarie sostenute a partire dal 1° gennaio 2025 la trasmissione avviene con cadenza annuale, entro il 31 gennaio dell'anno successivo a quello di sostenimento della spesa.

In concreto: i dati relativi alle spese del 2025 andavano trasmessi entro il 2 febbraio 2026 — il 31 gennaio cadeva di sabato e la scadenza è slittata al primo giorno lavorativo utile. I dati delle spese del 2026 vanno trasmessi entro il 31 gennaio 2027. L'obbligo riguarda medici chirurghi e professionisti sanitari, oltre a farmacie, parafarmacie e strutture sanitarie accreditate.

Perché una scadenza sola non è necessariamente più facile

L'invio annuale riduce gli adempimenti da due a uno, e questa è una buona notizia. Ma sposta anche tutto il carico su un'unica finestra di gennaio, e cambia la natura dell'errore possibile.

Con la cadenza semestrale, un dato sbagliato inserito a marzo emergeva a settembre: sei mesi di distanza, ancora recuperabili con un po' di memoria e qualche ricerca. Con la cadenza annuale, una ricevuta emessa a febbraio viene verificata undici mesi dopo, quando ricostruire il contesto di quella prestazione è molto più difficile. Se il codice fiscale della paziente era incompleto, se l'importo non corrisponde, se la prestazione era esente o meno: sono dettagli che a gennaio dell'anno dopo si recuperano solo se qualcuno li ha registrati bene sul momento.

C'è poi un tema puramente pratico di volume. Un ambulatorio specialistico con due o tre giorni di visite a settimana produce facilmente diverse centinaia di documenti fiscali in dodici mesi. Ricontrollarli tutti nelle ultime due settimane di gennaio, mentre l'attività clinica prosegue normalmente, è un esercizio che invita agli errori.

Cosa serve davvero: dati corretti alla fonte

La lezione operativa è semplice e vale a prescindere dal software che usi: la scadenza di gennaio si vince a marzo, a giugno e a ottobre. Se ogni prestazione viene registrata con anagrafica completa e importo corretto nel momento in cui avviene, l'invio annuale diventa un'operazione di verifica; se invece i dati vengono ricostruiti a posteriori da un blocchetto di ricevute e da un file Excel compilato a intermittenza, diventa un lavoro di archeologia.

I punti su cui vale la pena essere rigorosi durante l'anno sono pochi ma decisivi. L'anagrafica del paziente deve essere completa e verificata al primo accesso, codice fiscale compreso: è la chiave su cui si aggancia tutto il resto. Ogni prestazione deve essere collegata alla persona giusta, senza omonimie risolte a occhio. La natura della prestazione va annotata quando è fresca, perché è quella a determinare il trattamento corretto ai fini della detraibilità. E l'opposizione del paziente all'invio dei dati, quando espressa, va tracciata subito e in modo inequivocabile.

Un'ultima nota di metodo: la trasmissione vera e propria al Sistema TS resta un adempimento fiscale, che nella maggior parte degli studi passa dal commercialista o dal software di fatturazione. Il gestionale clinico non lo sostituisce. Quello che può fare — ed è la parte che di solito si rompe — è garantire che i dati anagrafici e lo storico delle prestazioni siano ordinati, univoci e consultabili quando serve ricostruire un anno intero di attività.

Il legame con il resto degli adempimenti digitali

Il passaggio all'invio annuale non è un episodio isolato: si inserisce in un movimento più ampio che sta chiedendo agli studi privati di lavorare con dati strutturati anziché con documenti sciolti. Nello stesso periodo è arrivato l'obbligo di alimentazione del Fascicolo Sanitario Elettronico 2.0 anche per il privato, che richiede referti prodotti come documenti digitali coerenti e completi.

Sono adempimenti diversi, con destinatari e finalità diverse — uno fiscale, l'altro clinico — ma poggiano sullo stesso prerequisito: un archivio in cui ogni paziente esiste una volta sola, ogni prestazione è collegata a chi l'ha ricevuta e nulla dipende dalla memoria di chi ha scritto. Chi ha già messo ordine su questo fronte affronta entrambe le scadenze come una verifica. Chi non l'ha fatto le affronta due volte, ogni volta da capo.

È il motivo per cui in Corioli l'anagrafica è unica e ogni visita resta legata alla scheda della paziente, con lo storico consultabile per data: non perché il software si occupi degli invii fiscali, ma perché quando arriva gennaio la domanda a cui devi rispondere è sempre la stessa — che cosa ho fatto, a chi, e quando — e la risposta deve essere già scritta da qualche parte.

Domande frequenti

Qual è la scadenza per l'invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria?

Dalle spese sostenute a partire dal 1° gennaio 2025 la trasmissione è annuale, entro il 31 gennaio dell'anno successivo. Per le spese del 2025 la scadenza è stata il 2 febbraio 2026, perché il 31 gennaio cadeva di sabato; per le spese del 2026 la scadenza è il 31 gennaio 2027. Verifica sempre le indicazioni aggiornate dell'Agenzia delle Entrate e del portale Sistema TS, perché proroghe e slittamenti tecnici non sono rari.

L'invio semestrale è stato davvero eliminato?

Sì. Il decreto correttivo D.Lgs. n. 81 del 12 giugno 2025 ha eliminato l'obbligo di trasmissione semestrale, sostituendolo con la cadenza annuale per le spese sostenute dal 2025 in poi. Fino alle spese del 2024 restava in vigore il doppio appuntamento del 30 settembre e del 31 gennaio.

Chi è obbligato a trasmettere i dati al Sistema TS?

L'obbligo riguarda medici chirurghi e odontoiatri, gli altri professionisti sanitari, le farmacie e parafarmacie e le strutture sanitarie accreditate al Servizio Sanitario Nazionale. Per il singolo specialista in libera professione l'adempimento riguarda le prestazioni sanitarie fatturate a persone fisiche.

Corioli si occupa dell'invio al Sistema Tessera Sanitaria?

No. La trasmissione al Sistema TS è un adempimento fiscale che passa dal software di fatturazione o dal commercialista, e Corioli non lo sostituisce: agenda e fatturazione elettronica non sono oggi tra le funzionalità disponibili. Corioli lavora sul livello sotto, quello clinico: anagrafica unica e verificata, storico delle visite ordinato per paziente e referti coerenti, così che ricostruire un anno di attività non dipenda da fogli sparsi.