Un gestionale medico in cloud è conforme al GDPR?

Un software non è conforme o non conforme da solo: la conformità riguarda il trattamento, di cui il medico resta titolare. Un gestionale in cloud può essere usato in modo conforme se il fornitore è nominato responsabile del trattamento con un accordo ai sensi dell'articolo 28, se le misure di sicurezza sono adeguate e se gli eventuali trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo rispettano le regole del regolamento.

Con un gestionale installato in studio serve il DPA con il fornitore?

Per l'uso ordinario no, perché il fornitore non tratta i dati dei pazienti: l'archivio resta sul computer dello studio. Se però il fornitore accede al computer per un'assistenza remota e può vedere i dati, in quella situazione li tratta per conto del medico, e il rapporto va regolato.

Il cloud è più sicuro del computer dello studio?

Dipende da chi gestisce cosa. Un buon fornitore cloud ha misure di sicurezza e backup professionali, ma concentra i dati di molti studi in un unico punto e aggiunge un soggetto nella catena. Un computer dello studio ben gestito, con backup fuori sede e aggiornamenti regolari, può essere molto sicuro; uno trascurato no. La sicurezza dipende dalle misure, non dall'etichetta.

Posso usare un gestionale installato su più computer?

Sì, ma richiede di mettere l'archivio in rete o di lavorare con archivi separati. Se più medici o più sedi devono vedere lo stesso archivio in tempo reale, un gestionale in cloud è di solito la soluzione più semplice.

Cosa succede ai miei dati se il fornitore chiude?

Con un gestionale installato l'archivio resta sul tuo computer, ma serve un modo per leggerlo o esportarlo senza il programma. Con un servizio in cloud i dati stanno sui server del fornitore: il contratto dovrebbe prevederne la restituzione in un formato leggibile e la successiva cancellazione. In entrambi i casi conviene verificarlo prima di iniziare.

Gestionale medico locale o in cloud: come scegliere

Quando si sceglie un gestionale medico, la domanda «cloud o locale?» arriva di solito tardi, dopo le funzionalità e il prezzo, e viene liquidata con uno slogan: il cloud è moderno, il locale è sicuro, o viceversa. In realtà è la scelta che decide chi custodisce i dati sanitari dei tuoi pazienti, chi risponde se qualcosa va storto e cosa succede il giorno in cui vorrai cambiare software. Vale la pena farla per prima, e con le informazioni giuste.

In breve

Con un gestionale in cloud l'archivio sta sui server del fornitore, che tratta i dati per tuo conto: è responsabile del trattamento e serve un accordo scritto ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.
Con un gestionale installato in studio l'archivio sta sul tuo computer o sulla rete dello studio: per l'uso ordinario non c'è un responsabile esterno, ma backup e sicurezza della macchina sono interamente a tuo carico.
Il cloud conviene a chi lavora su più sedi o più dispositivi; l'installazione locale a chi lavora in uno studio, vuole il controllo diretto dei dati e non vuole dipendere dalla connessione.
In entrambi i casi il medico resta titolare del trattamento: nessuna architettura rende conforme al GDPR da sola.
Prima di firmare, chiedi sempre come si esportano tutti i dati e in che formato.

Due architetture, non due livelli di qualità

Un gestionale in cloud, o SaaS, è un'applicazione a cui accedi dal browser o da un'app: il programma e l'archivio stanno sui server del fornitore, e il tuo computer serve a visualizzarli. Un gestionale installato in studio è un programma che gira sul tuo computer e salva l'archivio lì, o su un server nella rete dello studio.

Entrambi possono essere ben fatti o mal fatti, sicuri o insicuri, costosi o economici. Quello che cambia davvero è la posizione dei dati, e da quella discendono tre cose: chi ha la responsabilità di proteggerli, cosa succede quando manca la connessione e quanto è facile portarli via. Sono queste tre cose da valutare, non l'etichetta.

Cosa cambia per il GDPR

I dati sanitari sono categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Il medico o la struttura che li raccoglie è titolare del trattamento in entrambi i casi: decide finalità e mezzi e deve adottare misure di sicurezza adeguate, come chiede l'articolo 32. Nessun software sposta questa responsabilità.

Con il cloud si aggiunge un soggetto. Il fornitore conserva e gestisce i dati per tuo conto, quindi è responsabile del trattamento: serve un contratto o un atto che lo nomini tale, con i contenuti previsti dall'articolo 28. Vanno verificati anche gli eventuali sub-responsabili, per esempio il provider dell'infrastruttura su cui il fornitore appoggia il servizio, e dove stanno fisicamente i server: se i dati escono dallo Spazio economico europeo si applicano le regole sui trasferimenti del capo V del regolamento.

Con l'installazione locale, per l'uso ordinario, quel soggetto non c'è: il fornitore consegna il programma ma non vede i dati. Con un'eccezione da tenere presente: se il fornitore accede al tuo computer per un'assistenza remota e in quel momento può vedere l'archivio, sta trattando dati per tuo conto, e quella situazione va regolata.

Backup e continuità: chi fa cosa

Nel cloud il backup è compito del fornitore, ed è uno dei vantaggi reali di questa architettura. Ma «il fornitore fa il backup» non basta come risposta: conviene chiedere ogni quanto, dove sono conservate le copie, in quanto tempo si ripristina un archivio e se puoi ottenere tu stesso una copia completa dei tuoi dati.

In locale il backup è compito tuo, e non è un dettaglio. Un buon gestionale installato fa copie automatiche, ma se stanno sullo stesso disco del programma proteggono da un errore o da un file danneggiato, non da un guasto del computer, da un furto o da un ransomware. Per quelli serve una copia fuori dalla macchina, e meglio ancora una fuori dallo studio: è la regola 3-2-1, tre copie, su due supporti diversi, una delle quali altrove.

In entrambi i casi la domanda da farsi è la stessa: se domani mattina il computer non si accende, o il servizio non risponde, quanto tempo passa prima di poter tornare a lavorare con lo storico dei pazienti?

Sedi, dispositivi e connessione

Il cloud dà il meglio quando si lavora in più posti: due studi, un poliambulatorio, visite a domicilio, un collaboratore che deve vedere le stesse cartelle da un altro computer. Tutti vedono lo stesso archivio aggiornato, senza configurare nulla.

L'installazione locale dà il meglio quando si lavora in uno studio e la connessione non è garantita, o non si vuole che il lavoro clinico ne dipenda: visite, calcoli e referti funzionano anche se la linea cade. Usarla su più sedi è possibile, ma richiede una rete configurata o archivi separati, ed è un lavoro che nel cloud non c'è.

Conta anche il dispositivo. Molti gestionali in cloud si usano da tablet e telefono; quelli installati di solito richiedono un computer. Se in visita lavori con il portatile sulla scrivania è una differenza che non pesa; se ti sposti fra più ambulatori con un tablet, pesa molto.

Costi e uscita dal fornitore

I modelli di prezzo oggi si somigliano: quasi tutti sono in abbonamento, in cloud come in locale. Le differenze stanno altrove. Nel cloud il canone cresce spesso con il numero di utenti o di sedi, e i moduli aggiuntivi possono cambiare molto il costo su tre anni. In locale va messo in conto l'hardware, cioè un computer affidabile e un disco esterno o un NAS per i backup, e il tempo, tuo o di un tecnico, per occuparsene.

Il costo che si dimentica è quello di uscita. Un giorno potresti voler cambiare software, e quel giorno conterà una cosa sola: poter esportare tutto, anagrafiche, visite, referti e allegati, in un formato leggibile. Nel cloud i dati stanno sui server del fornitore e l'esportazione dipende da quello che il servizio prevede; in locale il file è sul tuo computer, ma resta da capire se un altro programma è in grado di leggerlo. In entrambi i casi è una domanda da fare prima di firmare, non dopo.

Le cinque domande per decidere

Dove stanno fisicamente i dati dei miei pazienti, e chi può accedervi? Se è un servizio in cloud, esiste un accordo di nomina a responsabile del trattamento e dove sono i server? Chi fa il backup, dove sono le copie e quanto tempo serve per ripristinare l'archivio? Posso lavorare quando la connessione non c'è, e mi serve farlo? Come esporto tutti i miei dati, in che formato, e quanto costa farlo?

Non c'è una risposta giusta per tutti. Un poliambulatorio con più medici e più sedi ha buone ragioni per scegliere il cloud; uno specialista che lavora nel suo studio e vuole tenere l'archivio sotto controllo diretto ha buone ragioni per l'installazione locale. Quello che conta è scegliere sapendo quali rischi si prendono e chi li gestisce.

Dove si colloca Corioli

Corioli è un gestionale medico installato: un'applicazione desktop per Windows e macOS che salva l'archivio sul computer dello studio. Le cartelle cliniche non vengono trasmesse ai nostri server e non vi accediamo; verso di noi vanno solo i dati della licenza e i messaggi che scrivi in chat all'assistenza. Per l'uso ordinario non serve un accordo di nomina a responsabile del trattamento.

Il rovescio, detto chiaramente: l'applicazione fa copie automatiche ogni giorno e prima di ogni importazione o ripristino, ma stanno sullo stesso disco, e la copia fuori dal computer, da esportare dalle impostazioni, resta compito dello studio. E non c'è una sincronizzazione automatica fra computer diversi: se lavori su più sedi con lo stesso archivio, oggi Corioli non è lo strumento giusto.

Domande frequenti

Un gestionale medico in cloud è conforme al GDPR?: Un software non è conforme o non conforme da solo: la conformità riguarda il trattamento, di cui il medico resta titolare. Un gestionale in cloud può essere usato in modo conforme se il fornitore è nominato responsabile del trattamento con un accordo ai sensi dell'articolo 28, se le misure di sicurezza sono adeguate e se gli eventuali trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo rispettano le regole del regolamento.
Con un gestionale installato in studio serve il DPA con il fornitore?: Per l'uso ordinario no, perché il fornitore non tratta i dati dei pazienti: l'archivio resta sul computer dello studio. Se però il fornitore accede al computer per un'assistenza remota e può vedere i dati, in quella situazione li tratta per conto del medico, e il rapporto va regolato.
Il cloud è più sicuro del computer dello studio?: Dipende da chi gestisce cosa. Un buon fornitore cloud ha misure di sicurezza e backup professionali, ma concentra i dati di molti studi in un unico punto e aggiunge un soggetto nella catena. Un computer dello studio ben gestito, con backup fuori sede e aggiornamenti regolari, può essere molto sicuro; uno trascurato no. La sicurezza dipende dalle misure, non dall'etichetta.
Posso usare un gestionale installato su più computer?: Sì, ma richiede di mettere l'archivio in rete o di lavorare con archivi separati. Se più medici o più sedi devono vedere lo stesso archivio in tempo reale, un gestionale in cloud è di solito la soluzione più semplice.
Cosa succede ai miei dati se il fornitore chiude?: Con un gestionale installato l'archivio resta sul tuo computer, ma serve un modo per leggerlo o esportarlo senza il programma. Con un servizio in cloud i dati stanno sui server del fornitore: il contratto dovrebbe prevederne la restituzione in un formato leggibile e la successiva cancellazione. In entrambi i casi conviene verificarlo prima di iniziare.

Fonti

Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (GDPR), in particolare articoli 9, 28 e 32 e capo V.
European Data Protection Board. Linee guida 07/2020 sui concetti di titolare del trattamento e di responsabile del trattamento ai sensi del GDPR, versione 2.0, 2021.