Cambiare gestionale medico senza perdere i dati: come si fa la migrazione

Prima di tutto: cosa c'è nel vecchio archivio

Il cambio di gestionale si decide sull'archivio, non sul software nuovo. Prima di parlare con qualsiasi fornitore conviene fare l'inventario di quello che c'è da portare: le anagrafiche dei pazienti, gli appuntamenti, le visite con il diario clinico, i campi strutturati come misure, biometrie e diagnosi, i referti e gli altri documenti prodotti dallo studio, gli allegati caricati nel tempo, cioè esami esterni, immagini e consensi firmati, e infine i modelli di testo e la carta intestata.

Per ognuna di queste voci servono due numeri, presi dal vecchio software: quanti pazienti ci sono in archivio e quante visite. Sembrano dettagli, ma sono il metro con cui si verificherà l'import. Un'esportazione che arriva con 3.200 pazienti quando il gestionale ne mostrava 3.450 ha un problema, e conviene scoprirlo prima di aver disdetto il contratto, non dopo.

L'inventario serve anche a decidere cosa non portare. Le prove fatte all'installazione, i pazienti di test e i doppioni accumulati negli anni sono un buon momento per essere lasciati indietro.

Cosa chiedere al vecchio fornitore

La richiesta va fatta per iscritto e deve essere precisa: un'esportazione completa, in un formato aperto, con la descrizione dei campi. Un file di backup che si apre solo con il vecchio programma non è un'esportazione: ti lascia i dati, ma non il modo di leggerli.

Per le anagrafiche e gli appuntamenti il formato più pratico è il CSV o l'Excel, una riga per paziente o per appuntamento, con un identificativo che colleghi ogni appuntamento al suo paziente. Per le visite il formato dipende da come il vecchio gestionale le archivia: un CSV con il testo completo, un XML o una copia del database, sempre accompagnati dal tracciato dei campi, cioè l'elenco di cosa contiene ogni colonna. I referti già prodotti conviene averli in PDF, uno per documento, con un nome o un indice che dica a quale paziente appartengono. Lo stesso vale per gli allegati.

Chiedi anche i tempi e gli eventuali costi dell'esportazione, e se il fornitore la fa una sola volta o la ripete alla data del passaggio: tra il primo export di prova e il giorno in cui smetti di usare il vecchio software, l'archivio continua a crescere.

Cosa dice il GDPR quando cambi fornitore

Se il vecchio gestionale è in cloud, il fornitore tratta i dati dei tuoi pazienti per tuo conto ed è quindi responsabile del trattamento. L'articolo 28 del GDPR stabilisce che il contratto con il responsabile preveda, fra le altre cose, che alla fine della prestazione dei servizi il responsabile cancelli o restituisca tutti i dati personali, su scelta del titolare, e cancelli le copie esistenti, salvo che la legge ne imponga la conservazione. È la clausola da cercare nel contratto o nell'accordo sul trattamento dei dati prima di dare la disdetta.

Spesso si cita la portabilità dell'articolo 20, ma non è lo strumento giusto. La portabilità è un diritto dell'interessato, cioè del paziente, sui dati che lo riguardano e che ha fornito: non è pensata per il medico che vuole riavere l'archivio dello studio dal fornitore. Per quello contano il contratto e l'articolo 28.

Se invece il vecchio gestionale è installato nello studio e i dati sono sul tuo computer, il problema è solo tecnico: l'archivio è già nelle tue mani e bisogna capire come esportarlo in un formato leggibile.

Due adempimenti da non dimenticare. Il registro delle attività di trattamento elenca anche le categorie di destinatari dei dati, quindi va aggiornato quando cambia chi tratta i dati per tuo conto. E durante il trasferimento l'archivio va protetto come qualsiasi altro dato sanitario: un export completo dei pazienti non viaggia come allegato di una email in chiaro, ma su un supporto cifrato o con un trasferimento protetto.

La prova d'import e la verifica

Il primo import non si fa sull'archivio con cui lavorerai. Si fa su una copia o su un'installazione di prova, con l'export completo, e si controlla prima di decidere la data del passaggio.

La verifica parte dai numeri dell'inventario: pazienti e visite importati devono corrispondere a quelli del vecchio gestionale, e ogni differenza deve avere una spiegazione, per esempio pazienti di test lasciati fuori o doppioni riuniti. Poi si aprono una decina di schede scelte apposta, non a caso: il paziente più vecchio dell'archivio, quello con più visite, uno con nome e cognome con apostrofi o accenti, due omonimi, una paziente con gravidanze o un paziente con molti esami allegati.

Gli errori che si ripetono sono sempre gli stessi. Date con giorno e mese invertiti, che trasformano il 3 aprile nel 4 marzo. Lettere accentate diventate simboli per un problema di codifica del file. Pazienti doppi perché lo stesso nome era scritto in due modi. Note tagliate a una lunghezza massima. Appuntamenti annullati importati come visite fatte.

Il periodo di passaggio

Il giorno del passaggio va scelto prima: da quella data le visite nuove si registrano solo nel nuovo gestionale. Lavorare in parallelo sui due sistemi, inserendo la stessa visita due volte, sembra prudente ma produce archivi che divergono in pochi giorni.

Il vecchio archivio non sparisce il giorno dopo. Deve restare consultabile, anche solo in lettura o attraverso i PDF esportati, per tutto il tempo in cui potrebbe servire un dato non migrato e per rispettare gli obblighi di conservazione della documentazione clinica, che non si interrompono con il cambio di software.

Solo dopo la verifica si chiude il contratto con il vecchio fornitore e gli si chiede, per iscritto, la conferma della restituzione o della cancellazione dei dati. L'export originale va conservato in almeno due posti diversi: è l'unica copia completa dell'archivio com'era prima della migrazione, e l'articolo 32 del GDPR chiede di poter ripristinare tempestivamente l'accesso ai dati in caso di incidente.

Come si importa l'archivio in Corioli

Corioli, sia nell'app di ginecologia e ostetricia sia in Corioli Cardiologia, importa le anagrafiche dei pazienti e gli appuntamenti da due file CSV con un tracciato preciso, separati da punto e virgola. Gli appuntamenti diventano visite con la prestazione e l'agenda di provenienza, quelli annullati vengono saltati, e osservazioni, patologie pregresse, farmaci e allergie della scheda paziente arrivano come una prima visita di anamnesi. C'è anche un import dedicato delle anagrafiche esportate da Doctolib.

L'import controlla i doppioni: un paziente già presente, riconosciuto dal codice fiscale oppure da nome, cognome e data di nascita, non viene creato una seconda volta, ma completato con i dati che gli mancano, senza riscrivere i campi già compilati. L'unica eccezione è l'import da Doctolib, che corregge il codice fiscale quando gli altri dati confermano che si tratta della stessa persona. Le visite già importate non vengono duplicate, quindi un secondo import con l'export aggiornato al giorno del passaggio aggiunge solo quello che è cambiato. Prima di un import conviene comunque fare un backup manuale dalle impostazioni.

Per gli archivi che non arrivano in questo tracciato, da Word, da Excel organizzati a modo proprio o da altri gestionali, la migrazione dei dati storici è un servizio su preventivo, calcolato in base al formato e alla dimensione dell'archivio: si chiede dal modulo contatti indicando da quale software o da quali file si parte. Il software costa 30€ al mese tutto incluso e si può provare per 30 giorni senza carta di credito, anche con l'archivio importato.

Domande frequenti

Fonti

1. Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016 (GDPR), articoli 20, 28, 30 e 32.
2. Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB). Linee guida 07/2020 sui concetti di titolare del trattamento e di responsabile del trattamento ai sensi del GDPR, versione definitiva del 7 luglio 2021.